Effectief documentenbeheer

Administratie en documentenbeheer: een noodzakelijk onderdeel van iedere onderneming, maar vaak ook een tijdrovende klus. Hoe kunt u dit het best aanpakken? Het liefst wilt u natuurlijk zo snel en eenvoudig mogelijk uw administratie regelen. Hoe effectiever u werkt, hoe meer tijd u overhoudt voor andere zaken. Voor iedere onderneming is documentenbeheer erg belangrijk. Iedereen gebruikt weer een ander systeem. Met de komst van de computer en het internet zijn steeds meer mensen hun administratieve werkzaamheden digitaal gaan doen. Ook voor documentenbeheer kan dit zeker een aanrader zijn. Mits u het goed aanpakt natuurlijk. Omdat digitaal beheer tegenwoordig zo populair is, zijn er ook veel aanbieders van administratiesoftware. Dit soort software kan uw werk een stuk sneller en eenvoudiger maken. Er zijn echter ook programma’s die niet zo effectief zijn als ze doen geloven. Daarom is het erg belangrijk om goed onderzoek te doen over de juiste software. Met programma’s van de juiste aanbieder kunt u een stuk efficiënter gaan werken. Bovendien hoeft goede software niet eens zo duur te zijn. Met de juiste investering verdient u uw geld snel weer terug. Ook hoeft u zich geen zorgen meer te maken over het beheren van uw documenten. Digitaal gaat dit heel snel en eenvoudig.

Scan en herken software

Voor documentenbeheer maken veel mensen ook gebruik van scan en herken software. Zoals de naam al doet vermoeden helpt een dergelijk programma bij het scannen en herkennen van documenten. Papieren documenten vormden altijd een lastig onderdeel van digitale registratie. Handmatig inscannen van papieren documenten kan zo tijdrovend zijn, dat veel mensen digitalisering niet zien zitten. Met de komst van scan en herken software is dit echter niet langer het geval. Het programma kan vrijwel alles voor u doen. Na het inscannen worden documenten gedigitaliseerd, waardoor ze direct bruikbaar zijn op uw computer. Afhankelijk van het softwaretype zijn er veel handige functies die het werk nog gemakkelijker maken. Ter illustratie zijn de volgende toepassingen allemaal mogelijk:

  • Conversie naar onder andere Word, Excel, pdf en zelfs E-books
  • Herkenning van gehele bestanden of juist gedeeltelijke herkenning
  • Vertaling van en naar verschillende talen

Bovenstaande voorbeelden zijn slechts een greep uit de vele mogelijkheden van de herkenningssoftware. Wanneer u een erkend programma aanschaft, zult u er veel van kunnen profiteren. Veel aanbieders geven u ook de mogelijkheid om processen te automatiseren, zodat u nog meer tijd kunt besparen. Zelfs administratieve werkzaamheden hoeven u zo niet meer veel tijd te kosten.

Digitaliseren met Kofax

Een echte aanrader voor documentenbeheer en scan en herken software is Kofax. Deze aanbieder is zeer erkend in de digitale wereld en is al tientallen jaren actief. Ook de herkenningssoftware van dit bedrijf is een echte aanrader. De prijs-kwaliteitsverhouding is zeer goed, dus u krijgt altijd waar voor uw geld. Daarnaast kunt u gebruikmaken van heel handige functies die uw werk nog makkelijker zullen maken. Met de software van Kofax kunt u uw systeem automatiseren. Daardoor bent u erg weinig tijd kwijt met administratie. In het digitale systeem kunt u bestanden heel gemakkelijk raadplegen en delen. Zo hebt u alles altijd bij de hand. En ook collega’s of medewerkers hebben toegang tot de juiste bestanden. Voor uw klanten kunt u snel de juiste documenten erbij pakken. Kortom, op alle gebieden op de werkvloer zult u erop vooruitgaan. Kijk op onze website voor meer informatie over deze aanbieder en over vergelijkbare onderwerpen. We leggen u graag meer uit over digitalisering en de programma’s die wij aanraden. Contact opnemen met een medewerker kan uiteraard ook altijd. We staan graag voor u klaar indien u vragen hebt. Met de juiste software werkt u nog efficiënter en productiever.

Lees meer…

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn